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扎实推进军队院校零星采购工作正规有序发展

发表日期:2018/12/6 9:47:22 来源:海军工程大学 张宝宇 评论 总点击量:

采购工作是连接战场和市场的桥梁和纽带,对于军队院校教学科研工作具有重要支撑作用。在海军转型建设加速推进的关键时期,作为新型军事人才培养和国防科技自主创新基地,军委和海军党委对学校的支持力度不断加大,采购任务不断增加。

2011年,学校党委专门召开常委会,抽组成立集中采购办公室,2013年,被海军确定为海军院校科研单位集中采购试点单位,2017年,正式落编为服务保障中心采购室。成立8年来,学校坚持以习主席在中央军委后勤工作会议上的重要讲话为引领,始终以军委集中采购“五个进笼子”为总要求,聚焦保障办学,紧跟训练需求,不断推进工程物资服务“三采合一”,深化军队院校集中采购工作改革,逐步走出了一条具有军队院校特色的集中采购新路子。累计完成大宗集中采购项目XXX项,预算总金额XXX亿元,采购总金额XXX亿元,累计完成零星采购任务XXX万元。

随着采购改革的不断推进,学校小额零星采购逐年递增,涉及办公用品、劳保用品、电子产品、体育用品、实验仪器、工程建材、图书音像和幼儿用品等,对于规范集中采购工作起到了很好的补充作用,随着小额采购总额的增加, 加强小额零星采购的管理,提高这部分资金的使用效益、规范采购行为、预防腐败滋生、保障采购资金的安全使用,成为学校采购工作提升面临的瓶颈问题。为此,我们探索了一条“以构建制度为抓手,以信息化为牵引”的路子,建立了一套符合军队院校实际情况,线上线下相结合新零售模式下的零星采购工作机制。

一、新时期军队院校零星采购特点

为了解决零星采购面临的各种问题,军委后勤保障部采购管理局携手全国知名电商建立了军队采购网上商城。网上商城是提高部队采购效率、节约采购成本、加强采购监督的务实之举。部分改变了部队零星物资采购千军万马跑市场的局面。网上商城采用军网和互联网同步运行模式,自2015年8月上线至今,网上商城产品质优价廉、服务便捷高效、过程公开透明,较好地保障了各级部队限额以下物资采购需要。

但是军队采购网上商城模式对于军队院校零星采购需求来说,也存在一些不足:一是品种有限。军队院校教学科研需求与部队需求差异性较大,不仅包含一般性后勤办公物资,还包含大量科研实验器材、武器装备等,以及小额零星工程和小额服务采购等,军队网上商城所供物资覆盖院校需求占比相对较低。二是配送周期较长。商城成立了区域配送中心,提高了配送速度,但是院校订制要求高、时限短的需求较多,对于一些琐碎物资走网络采购,时间上无法满足需求。加上邮费,性价比相对不高。三是特定情况下服务无法保障。对于一些维护频率高,步骤多,涉及金额小等物资售后服务,时效性不高,甚至无法保障。如果依托厂家售后服务,存在周期长,服务意愿不强等问题。对于一些特殊需求,如电脑更换系统、安装特定软件等,很难保障。

以海军工程大学为例,学校零星采购从2011年11月至2018年10月,数据如下:



从上述图表可以看出,学校零星采购涉及金额较大,种类繁多,数量巨大,单件平均价格只有38.71元,且采购随机性较大。

二、目标与思路

(一)目标。为了克服我校零星采购面临的困难,解决零星采购中存在的问题,确实提高零星采购工作效率,我们确立了“规范、监督、高效”的零星采购目标。

规范,零星采购具有品种多、规格杂、易消耗、购置报废频繁、采购周期短、质量标准严、价格多变等特殊的特点,因此采购管理的难度大,且这些物品很多没有统一规定,军队缺乏明确要求。因此,要想抓好零星采购工作,首先要建立规范,让零星采购工作有章可循、有据可依是关键的一步。

监督,是新环境下采购工作立身之本。零星采购业务难以计划、执行频率高、涉及领域杂且采购金额小的特点,容易滋生麻痹情绪,往往因此忽视零星采购过程中的监督环节。监督不仅涉及传统的外部监督,更重要的是抓好内部控制。通过内部控制和外部监督确保零星采购工作的合理性和合法性。监督是零星采购顺利进行的重要保证。

高效,是零星采购追求的目标。零星采购一般量小,计划性差,突发、随机的特点较突出。如何迅速、准确地实施并完成采购任务,是零星采购面临的一个重要问题。只有高效实施零星采购,才能满足学校的教学科研工作需要。

(二)思路

要想实现“规范、监督、高效”的零星采购目标,我们确定了以下几条思路:

一是建立零星采购相关规章制度。零星采购频率高、需求量相对较大,零星采购管理与大额集中物资采购管理具有同等重要的地位。从学校实际需求出发,针对工程、物资和服务不同种类,不同特点,针对办公用品、电子产品、实验器材等不同类别,针对进口、国内采购等不同采购渠道,制定操作性、针对性强的零星采购流程,从而规范校内的零星采购工作,使得零星采购流程做到有章可循。

二是在零星采购中充分发挥新技术的作用。实现“规范、监督、高效”的目标,除了按照其内涵分别采取不同措施,将新技术应用到零星采购工作中是重要举措。随着学校的教学和科研改革不断深入,学科建设进入到一个新的阶段,零星采购业务空间与管理手段也需要不断更新。在零星采购中引入互联网作为平台,利用信息技术,对学校的零星采购管理模式进行业务过程再造,不仅是对零星采购业务流程进行优化,更是从根本上对零星采购现有的业务流程进行改造和重新设计,实现零星采购信息化,己经成为了学校零星采购业务发展的必然选择。零星釆购业务信息化,需要实现信息内容的系统化、信息传递的规范化、信息形式的标准化,实施数据管理平台的建设,提高零星采购效率和业务管理水平。

三是创新保障模式,适应教学科研需求。建立零星采购机制,在建立相关规章制度基础上,把信息技术引入零星采购工作中,实现零星采购的信息化,必然带来零星采购保障大学教学科研模式的变化。为了更好地服务于大学的教学科研工作,借鉴“新零售”的思想,创造性运用于学校零星采购保障环节,既注重线上的便捷,也强调线下的体验,以提供更好的服务为牵引,做好保障工作。运用“供应链管理”思想,分析采购大数据,实现管理前伸,监控供应商物资相关情况。通过创新零星采购保障模式,贴近大学教学科研工作,切实解决保障中的难点和痛点,从而有效提升零星采购保障能力。

三、做法与实践

(一)体制与制度建设

目前,学校零星采购的机构设置如图:

构建符合军队院校需求的零星采购运行机制,离不开体制和制度。体制是管理架构,制度是指导框架,体制是基础,制度是保障。立足现有运行模式,通过相应制度给予规范,充分发挥体制的效应。为此,我们先后制定了《海军工程大学零星采购管理暂行规定》、《海军工程大学零星采购供应商管理暂行办法》、《海军工程大学零星采购合同管理办法》、《海军工程大学网络竞价暂行办法》等。近年来,学校根据零星采购实践中遇到的问题,结合工作的一般规律,通过对全校历年零星采购需求进行深入分析的基础上,将全校范围内的零星采购合理分类,针对工程、物资、服务和科研设备等多个领域零星采购制定合理的实施细则。通过这些制度,明确了相关部门和人员在零星采购工作中的职责,做到分工明确,责任到人,各项制度覆盖了零星采购的各个阶段和所涉及的各个领域,使采购工作有了制度上的保证。

由于零星采购缺乏计划性, 政策尺度的把握难度较大, 而零星采购又是一个单位必要的采购活动的重要补充,把握政策尺度,从内部控制角度规范管理程序十分重要。从零星采购廉政风险的防范需要,学校针对具体岗位采取多维内控对策,强化监督、细化管理,实现每个风险点都能够依靠完善的制度约束与法规监督,先后与纪检部门等一起制定了《海军工程大学物资工程服务和科研采购纪检监督办法》、《海军工程大学零星采购内控暂行办法》等,通过制定这些制度,规定了多维监督机制:“小内控”和“大内控”。“小内控”为采购部门内部各个工作人员之间的相互制约,我们通过按阶段和按领域交叉审核的多维监督模式,避免了内部工作人员的工作失误;“大内控”是整个学校各个部门、参与方之间的相互制约,通过用户方、采购方、监督方及供应商各方不同的利益诉求,建立相互制约的管理体系。使“规范、监督、高效”得以持久实现。

完善的制度建设,使得大学所有零星采购活动,学校纪检、审计、财务部门和经济管理方面的专家全程参加,并对零星采购各个环节保留电子证据,让不同部门充分参与和监督,形成了一套相互制约、责权利分明的零星采购监督机制,有效避免和预防了零星采购过程中的不合理现象。

(二)零星采购信息化建设

合理的体制与完善的制度,要落实到零星采购的实践中,才能建立科学高效的零星采购运行机制。把信息技术应用到零星采购过程中,是实现这一机制的最佳途径。为此学校采取“小步、纠错、迭代、快跑”的做法,经过几年的建设,实现了零星采购的信息化、网络化,把零星采购的制度和运行机制,通过信息系统落实到实际工作中。将计算机系统与网络技术应用到零星采购管理全流程中,根据信息高速公路的特点,对零星采购实施流程再造,以方便用户和大幅度地提高零星采购工作效率为目标。

系统结构如下图:

其中竞价系统和供应商管理模块部署在因特网。

信息支撑环境架构如下图:

其中主要工作包括:

1.构建零星采购信息支撑环境,奠定零星采购信息化基础

零星采购的信息支撑环境包括软件和硬件建设。其中硬件建设利用已经成熟的军事综合信息网/大学校园网作为硬件支撑环境,将建设重点放在软件支撑环境上。主要建设内容包括零星采购所需要的软件环境。主要包括:零星采购资源库、供应商库、采购法律法规库、零星采购业务库。其中:

零星采购资源库,是零星采购信息支撑环境的基础,主要是零星采购有关的数据字典、系统环境变量、零星采购模式、零星采购流程数据集合,是其他系统运行的基础。

供应商库,是实现网上竞价的基础库,存储供应商数据,并依托该库建立供应商管理机制、供应商信用管理机制及供应商参与的采购活动管理。

采购法律法规库,收集各类采购法律法规。

零星采购业务库,主要包括零星采购业务过程、业务内容及业务处理的相关数据,是零星采购业务实施的关键内容。

零星采购信息支撑环境的建设,为零星采购系统的建设奠定了基础,是实现零星采购全过程网络化的重要保证。

2.建立零星采购供应商信用体系,提高零星采购有效性

零星采购,由于其涉及金额相对较小,采购数量不大,临时性采购较多,因此与集中采购相比,存在供应商重视程度不够,响应不及时的现象。尤其涉及到特殊设备,供应商数量较少的时候,采购方的话语权会降低。因此,为了提高零星采购效率,确实实现零星采购目标,更好地保障教学科研活动,我们建立了供应商管理模块,并通过对历史交易数据进行分析,对采购结果评估等手段,实现对供货商信用的管理,采购活动结束,系统根据成交供货商的供货价格、供货时效、商品质量、售后服务满意度进行评估并打分,系统自动将评价结果转换成“诚信指数”,并形成供应商的诚信考核记录。建立供应商信用等级,对供应商信用进行管理,在零星采购,甚至集中采购时,作为供应商评估的重要依据,有效解决了零星采购供应商响应不及时的问题,有效保障了零星采购的实施。

3.实现网上竞价系统,确立零星采购工作方式

网上竞价管理包括竞价管理、评标监督与管理、答疑等内容。其中竞价模式又可以分为三种:

公开竞价:类似于拍卖模式。所谓公开式就是说只要是在竞价结束时间内,供应商可以按需修改报价,每次的报价必须不同,而且供应商报价的价格都是公开的,其他供应商及采购人员均可以查看。规定时间内,无新报价后,竞价结束。

隐藏出价:设置报价的供应商数,只要报价供应商数达标,就可以进行比价,不用等竞价结束时间结束。其中供应商报价次数是有限制的,只能报价一次,不能修改,且报价是隐藏的。报价结束,系统选择价格最低的供应商。当最低价有两家供应商的报价的一样时,系统将根据随机抽取或者二次报价的方式选择供应商。

限时出价:竞价时间截止就开始比价,每家供应商只能报价一次,系统将自动评选出一个最低报价供应商,如果在竞价时间截止时,供应商报价的人数低于最低人数限制,此竞价项目作废。当最低价有两家报价一样时,系统将根据随机抽取或者二次报价的方式选择供应商。其中,所有报价的价格都是隐藏的。只有等系统竞价结束,才公布中标的供应商。

图:采购项目列表

网上竞价将原来零星采购中,单位与供应商“面对面”洽谈采购价格的形式变为采购单位与多个供应商通过“背靠背”网上竞价的方式,变有限竞争为无限竞争,变相对封闭为相对开放,以批量规模优势吸引更多供应商加入竞争行列,提高采购方话语权,使零星采购便捷、高效。同时大幅度降低零星采购成本,节约管理成本,提高零星采购的透明度,发挥零星采购的更大效益。

(三)创新保障模式建设

有了制度和体制作为坚实保障,有了信息化作为有力工具,为了更好通过零星采购保障学校教学科研工作,我们还在保障模式方面进行了创新。主要创新实现了超市化交货,解决了营区零星采购配送压力大的问题,同时采取线上与线下相结合的模式,与新零售思维不谋而合。

超市化采购将采购系统与企业资源管理系统衔接,把零星需求与大学采购统一起来,提高了零星采购的单次采购金额,对大学不同部门、不同种类的需求进行同类合并,提高了零星采购权限集中度,有助于提高采购效率,控制采购预算,减少可能存在的灰色交易。用户可在大学《工程物资服务零星采购供应平台》上查相关信息,在网上直接完成采购请求,使用方便。由于超市化采购实行跨部门、同种类需求合并的采购模式,因此对于供应商的要求较高:必须具备快速反应的服务能力、较高的信息化程度、与业务规模匹配的资金实力,提高了供应的可靠性和稳定性,保障了零星采购的履约度。

为了把《工程物资服务零星采购供应平台》线上与线下相结合,学校2015年暑期对集中采购中心进行扩建改造,中心总面积接近1000㎡,建有仓储式供应大厅、一个机房档案室、一个小型仓库、一个配货间。其中仓储式售卖大厅借鉴了山姆会员店和麦德龙超市的模式,上面储存货物,下面摆样,解决仓库问题同时,最大限度的扩大了营业面积。

供应大厅实行零利润保障,不是有偿服务,采购机构不追求任何利润,确保了价格的公开透明,最大限度保留了采购成果,取得了很好的社会效益。同时,采购机构实现无现金结算,避免了潜在的廉政风险。

四、结论

实行零星采购新模式以来,采购价格低于市场最低价10%以上,采购周期也大大缩短,实现了售后的本地化,有力保障了大学建设。随着学校零星采购模式不断完善,实现了从最初的物资采购向工程物资服务“三采合一”的转变,从最初的办公用品向多品类、高技术商品的拓展,从保障学校教学科研工作向服务全校教职员工及家属的延伸,取得了良好的经济效益、军事效益和社会效益,为大学加快建设世界一流海军院校提供了有力保障。

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